A jelenlegi gazdasági helyzetben az átalakuló irodahasználati szokások mellett az irodatér optimalizálás témája is egyre többször előkerül, azonban nem mindegy, hogy mi is a valós célja az átalakításnak!
Ügyfeleink gyakran azzal a szándékkal keresnek fel minket – munkatér-tanácsadókat, hogy segítsünk jelenlegi irodaterük csökkentésben. Ilyenkor az első mondatok között szerepel: „Az az általános érzetünk, hogy az iroda „üres”, vagy csak részben kihasznált.” Abban viszont szakértői támogatásra van szükségük, hogy meghatározzák mekkora terület vált valójában feleslegessé. Az irodatér csökkentése azonban csak egy a megoldási lehetőségek közül, sőt nem is biztos, hogy a legideálisabb!
Cikksorozatunkban megosztunk néhány általános jelenséget, amit több, a munkahely optimalizálás irodaoptimalizációs céljával induló projektünkben tapasztaltunk.
Irodai tér csökkentése. Cél vagy megoldás?
Az irodahasználati elemzés első lépése minden esetben az ügyfél céljainak pontosítása. Nem kis túlzással ebben rejlik a projekt sikerének kulcsa! Amikor ugyanis arról kezdünk beszélgetni, hogy mit is értenek az előzetesen megfogalmazott terület optimalizáláson, gyakran kiderül, hogy nem igényre szabást, hatékony térkihasználást, hanem területcsökkentést, amit egyértelműen költségcsökkentésként is definiálnak. Ezen a ponton van lehetőségünk nyitottá tenni a megrendelőt egy komplex irodahasználati elemzésen alapuló egyedi, optimalizációt elősegítő irodakialakítási javaslatcsomagra. Az optimalizáció ugyanis nem feltétlenül jelent terület és/vagy költségcsökkentést!
Mielőtt azonban ezekre a korlátozó tényezőkre kitérnénk, nézzük meg, hogy az említett projektekben milyen egyéb hasonlóságot is találtunk. Pedig az ügyfelek között tudhattunk nemzetközi hátterű pénzügyi céget éppúgy, mint kék- és fehérgallérosokat egyaránt foglalkoztató magyar vállalkozást!
Aktuális irodahasználat és előzmények
A munkánk adatgyűjtési fázisában megismerkedünk az aktuális térhasználattal és szokásokkal, mindezt az előzmények kontextusába ágyazva.
Az említett projektek mindegyikében a dedikált asztal volt a kiindulópont, ha használta a tulajdonosa, ha nem. (Egy esetben még a takarító munkatársnak is volt külön irodája.) Ilyen helyzetekben az első lépés, hogy felmérjük a shared desk (osztott munkaállomsok) bevezethetőségét. A munkatevékenységek irodához való kötöttségének vizsgálatakor hasznos információ a COVID alatti munkaszervezés tapasztalata, illetve, hogy azóta milyen formában zajlik a munka.
Ezeknél a cégeknél az irodában töltött napok száma nagyjából hasonlóan alakult (3 nap irodai jelenlét + 2 nap home office). Abban viszont volt eltérés, hogy kié volt a döntés. Az igényelt irodaterület szempontjából ez azért fontos, mert ha mindenki szabadon választ, hogy mikor dolgozik az irodában, akkor – ha el szeretnénk kerülni a teltházat – ráhagyással érdemes tervezni a munkaállomások számát.
Az egyik projekt esetében a velünk való közös munka hatására szüntették meg a bejárási policy azon előírását, miszerint a hét első napján senki nem mehetett home office-ba. Ez az ami irodakialakítás szempontjából gyakorlatilag azt jelentette volna, hogy hosszú távon is mindenkinek fent kellett volna tartani egy asztalt.
Az irodai tér csökkentésének korlátai, alternatívái
Jelenleg jellemzően egyszerre kevesebben használják az egykoron nagyobb létszámra tervezett és bérelt irodaterületeket, a munkaállomások számának csökkentése és a területvisszaadás mellett viszont több megoldás is kínálkozik az irodaterület hatékony átalakítására. De – mint ahogy a felvezetőben már említettük – ezek is csak részben jelentenek költségcsökkentést. Íme néhány példa:
- A dedikált munkaállomások arányának csökkenésével megnő a kollaboratív és a rugalmasan alakítható terek aránya, melyek kialakítása befektetést igényel.
- A korábbi zsúfolt, zajos open office munkaállomások helyett ma már nagyobb tért igényelnek a munkavállalók. Felméréseink során azt tapasztaljuk, hogy ahol ezekre az igényekre nem reagálnak a munkáltatók, kevésbé szívesen járnak be a kollégák dolgozni.
- Arra is láttunk példát, hogy az előző években bevezetett open office rendszerrel „kompenzálásképpen” mindenkinek nagy (160-180cm) íróasztalokat biztosítottak. Irodahatékonysági felméréseink során azonban kiderült, hogy munkavégzés szempontjából nincs szükség ezekre a nagy asztalfelületekre. Azaz bútorcserével (pl.: 140 cm asztalokkal) egyértelműen területet lehet visszaadni. Ezt a lehetőséget azonban mindegyik esetben elvetették, mivel a bútorcsere költsége csak idővel térülne meg és akkor még nem vettük figyelembe a humán faktort: Ha a meglévő asztalfelületemet (territóriumomat) csökkentik, akkor azt „hiányként” fogom megélni, még ha nincs is rá valós szükségem.
- További figyelmen kívül nem hagyható terület optimalizálási lehetőségeket befolyásoló tényező az irodaépületek, irodaházak sajátossága. Erről ad információt a döntéshozóknak az irodahasználati elemzéseink során alkalmazott FORS (Flexible Office Research Scale) mutató, ami segíti az egyes bérlemények összehasonlíthatóságát. Csak néhány szempont, ami eltérően befolyásolhatja egy-egy irodaépületben az igényelt irodai területet: emeletek száma, alaprajzi adottságok, ablakok, fix falak…
- A megváltozott munkavégzési szokások miatt gyakran felmerül a vezetői szobák megszüntetésének kérdésköre is. A vezetők rendszerint megbeszélnek, szenzitív telefonos egyeztetést folytatnak, amit tökéletesen el tudtak látni a saját irodáikban. Ha ezeket megszűntetjük, akkor egyúttal nagyobb számban kell újfajta tárgyalókat, vagy phone booth-okat telepíteni az irodán belül. Az pedig, hogy ez a váltás valóban terület- és költségcsökkentést jelent, függ a vezetők számától, munkavégzési szokásaiktól.
A képlet tehát nem egyszerű!
Főleg, hogy az irodakoncepció kialakítása ma már nemcsak költségcsökkentési és téroptimalizálási kérdés, hanem figyelembe kell még venni egy sor egyéb szempontot is: energiahatékonyság, fenntarthatóság, vállalati arculat, munkatársak jólléte, employer branding… a teljesség igénye nélkül. Ezt a sok szempontot igyekszünk körbejárni a komplex irodahasználati elemzéseink során.
Cikksorozatunk következő részében pedig bemutatjuk, hogy milyen területcsökkentési megoldásokat szoktunk javasolni, ha az valóban indokolt.
Igényre szabott irodai környezet, ebben segít a ReSearch Consultancy!
Munkánk során figyelembe vesszük az igényeket, hogy egy mindenki számára ideális iroda kerüljön kialakításra. Irodahasználati elemzésünk egy olyan teljeskörű munkakörnyezet vizsgálat, amely segíti egy új irodakoncepció kialakítását vagy a meglévő iroda optimalizálást.