Az egyik legtöbbet vitatott kérdés manapság a shared desk rendszer bevezetése vagy kiterjesztése. Ami egyrészről logikus döntés, másrészről viszont vannak ellenző hangok is.
Sok helyen olvashatunk a „new normal” fogamáról, azaz, hogy a jövőben is fognak irodákban dolgozni az emberek, de egyre jobban elterjed a hibrid munkavégzési forma, azaz amikor a társaság egy része személyesen lesz jelen, míg a csapat másik fele csak online kapcsolódik be egy-egy munkamegbeszéléshez. Ebből a folyamatból logikusan következik, hogy a jövőben költségcsökkentést lehetne elérni azáltal, ha csökkentenék a munkaállomások számát az irodákban, hiszen egyszerre talán már sosem fog az összes munkatárs az irodában dolgozni. (Természetesen vannak olyan szakterületek, ami ez alól kivétel.) A munkaállomások számát pedig úgy lehet csökkenteni – hogy közben az időnként bejáró kollégáknak is legyen munkavégzésre alkalmas asztala – ha a korábban dedikált asztalokat (azaz a kizárólagos használatúakat) olyanokra cserélnénk, amiket közösen, azaz mindig éppen az irodában tartózkodók használnának. Ezeknek a shared deskeknek a használatát segítik azok a foglalási rendszerek, melyekkel előre be lehet ezeket a közös használatú asztalokat magunknak foglalni azokra a napokra, amikor az irodában tervezünk dolgozni.
Az adott problémára ez egy ideális és költséghatékony megoldásnak tűnik. Egészen addig, amíg nem vesszük figyelembe az emberi faktort, a rendszer felhasználóit: Ők ugyanis nagyban (60%) elutasítják, idegenkednek ettől a működésmódtól. A legnagyobb ellenzőknek inkább félelmeik vannak, hiszen azok nyilatkoztak legelutasítóbb módon, akiknél még nem vezették be az osztott munkaállomások használatát. Az ellenállás leküzdésében segíthet, ha azt átalakítást megelőzően kikérjük a munkatársak véleményét, bevonjuk őket a döntési folyamatokba, kihangsúlyozzuk az új rendszer előnyös oldalait, azaz a bevezetés sikerének minimum feltétele a bevonás és a megfelelő kommunikáció.
Élhetőbb open office tereket!
Itt a lehetőség, hogy újragondoljuk az open office koncepciót! A visszajelzések ugyanis egyértelműen ebbe az irányba mutatnak.
Amikor a hagyományos cellás irodai felosztás mellett divatba jött az open office koncepciója, sok cégvezető érezhette azt, hogy két legyet üthet egy csapásra: Hiszen nemcsak költséghatékonyabb ez az irodai kialakítás, de még lehetőséget is teremt a munkatársak hatékonyabb együttműködésének. Sok esetben azonban óriási hangárokat hoztak létre. Az idő előrehaladtával pedig egyre több negatív visszhang érkezett a dolgozók részéről: nincs intim szféra; egymáshoz nagyon közel vannak a kollégák; nem megoldott az akusztikai hangszigetelés; örök probléma, hogy sok embernek kell egyezkednie a hűtés/fűtés, világítás kérdésében… Ezek a hangok most még jobban felerősödtek, mert egészségbiztonsági szempontokra is lehet hivatkozni, amikor azt kérik a munkatársak, hogy „kisebb népsűrűség, kevésbé zsúfolt, jobban tagolt irodaterek”, „tágas tér,…, nem hering elrendezés”, „nagyobb 1 főre jutó terület, open office helyett tagoltabb iroda”. Ezeket és ehhez hasonló válaszokat kaptunk ugyanis a „Megváltozott irodahasználati igények” felmérésünk során, amikor szabadszavas válaszlehetőséget kínáltunk arra a kérdésre, hogy „Milyen eszköz, körülmény, szolgáltatás stb. az, ami a hatékony irodai munkavégzéséhez a vírus miatt megváltozott körülmények miatt elengedhetetlen?”
Szakmai meglátásunk az, hogy a mostani élethelyzet egy lehetőség arra, hogy finom hangoljuk a korábban túlzásba vitt nyitott irodatér kialakításokat. Az egy főre eső négyzetméter előírások is jó irányba változnak, de az irodák otthonosabbá tételére is érdemes hangsúlyt fektetni. Megjelentek továbbá a piacon az akusztikai problémákat jól kezelő bútorok, kiegészítők, de sok esetben az iroda megfelelő átrendezése is megoldhatja a fent felsorolt open office-szal kapcsolatos ellenérveket oly’ módon, hogy közben megmarad a hatékony együttműködés lehetősége is.
