Sok szervezetnél korábban nehézkesen működött a távoli elérés, gyakran napokig tolódott egy megbeszélés megszervezése, mert képtelenség volt olyan idősávot találni, amikor minden szükséges résztvevő jelen tudott lenni a megbeszélésen. Több ehhez hasonló jelenséget változtatott meg egycsapásra a világjárvány. Sok technikai fejlesztésnek, megváltozott szokásoknak lehetünk tanui. Sok rácsodálkozással is, hogy „Jééé, ez online is működik?! Sőt, mennyivel hatékonyabb!”
A kérdőívünk összeállításakor kíváncsiak voltunk arra, hogy mik azok az indokok, ami miatt a munkatársak mégis visszavágynak az irodába. Mi a motivációjuk arra, hogy bejárjanak? A személyes találkozási és megbeszélési lehetőség – akár tervezetten, akár ad hoc módon – minden egyéb indokot lesöpört a listáról, olyanokat mint: ergonomikus és kreatív munkakörnyezet, irodai technikai eszközeinek igénybevétele, munkára való jobb fókuszálási lehetőség.
*A felsorolt 10 válaszlehetőséget lehetett „fontossági” sorrendbe állítani úgy, hogy az került a lista élére – azaz az kapott kisebb sorszámot – ami jobban motiválja az irodai jelenlétre. Az így kapott sorszámok átlaga szerepel a diagramon.
Mire kell alkalmassá tenni a jövőbeli irodákat?
iroda ≠ munkaállomások sokasága, hanem iroda = munkaállomások + közösségi terek
A „Megváltozott irodahasználati igények” felmérésünkből és az idei évben futó projektjeinkből egyértelműen látható, hogy a „new normal” keretei között korábbiaktól eltérő funkciókkal lesz szükség a jövőbeli irodákra. Pontosabban a korábban csak munkaállomások sokaságának tartott irodai terek akkor tudják leghatékonyabban támogatni a vállalatok működését, ha rugalmasan alkalmazkodnak a megváltozott körülmények adta kihívásokhoz. Ehhez érdemes átvizsgálni a meglévő irodáinkat: mire volt eddig (funkcionálisan) szükségünk és mire lesz a jövőben? Mint ahogy arról korábban már írtunk: (1) kevesebb munkaállomást fognak egyszerre használni a kollégák, illetve (2) szabad döntés esetén leginkább a személyes találkozás, megbeszélés céljából látogatnak majd el a munkatársak az irodába.
Az irodában nagyjából fele-fele arányban valósulnak meg az egyéni munkavégzés (47,7%), illetve a másokkal közösen folytatott tevékenységek (51,2%). Például: teammeetingek, tréningek. Mivel a korábbi munkaállomások számát nem szükséges fenntartani, a felszabaduló helyeket érdemes lehet kollaborációs területeknek kialakítani. Flexibilis, igényeknek megfelelően alakítható rugalmas terekkel támogathatjuk a közös munkavégzést történjék az személyesen vagy hibrid formában.
