Az iroda már nem a munkavégzés elsődleges helyszíne. Új funkciókkal bővülnek azok az irodai terek, melyek korábban elsődlegesen munkaállomások sokaságából álltak. A szervezetek irodáik átalakításával is alkalmazkodnak a rugalmas és hibrid munkavégzési szokásokhoz. A mostani irodaátalakítások tehát nemcsak ráncfelvarrásnak számítanak, hanem új irodakoncepciók fizikai megvalósulásának is. Azaz nemcsak a megjelenés, hanem a funkcionalitás is változik. Az ilyenfajta átalakulás sikere pedig nemcsak a megfelelő alaprajz vagy irodai bútorzat kiválasztásán múlik, hanem azon is, hogy a vállalatok mennyire tudatosan készülnek a változásra.
Cikksorozatunk 4. részében összegyűjtöttük azokat a legfontosabb változáskezelési teendőket, melyek ma már elengedhetetlenek egy sikeres irodaátalakítási projekthez.
Szervezet és munkakörnyezetének kölcsönös egymásra hatása
Minden a munkakörnyezetben eszközölt változtatásnak (például egy költözésnek vagy shared desk rendszerre való átállásnak) kihatása van az érintett szervezet működésére, sőt magára a szervezeti kultúrára is. Illetve ez a hatás fordítva is igaz: minden munkavégzéssel kapcsolatos változásnak előbb vagy utóbb hatása kell, hogy legyen a fizikai környezetre is. Ezért tartjuk fontosnak, hogy a projektjeinket egy a szervezeti változásokban jártas szakértő is végigkísérje.
Elsőre talán túlzásnak tűnhet change management stratégia kidolgozását javasolni, amikor „csak” az irodát szeretnénk átalakítani a megváltozott irodahasználati szokásainak megfelelően. Pedig már a projekt legelején, amikor megjelenünk az épületben – és alaprajzokkal a kezünkben fotókat készítünk –, felmerül a munkavállalókban a kérdés, hogy kik vagyunk, milyen céllal jöttünk. A kommunikáció hiánya bizonytalanságot szül, sőt később bizalmatlanságot is, ami nagyban nehezíti a sikeres átalakítási projektet. Egy helyszínbejárás során például kellemetlen helyzetbe kerültünk, amikor is egyikünk személyes ismerőse – mint a megrendelő alkalmazottja – szegezte nekünk a kérdést, hogy mi járatban vagyunk az ő irodájukban.
Azaz már a projekt legelején ki kell alakítania változáskezelési stratégia fő mérföldköveit. A komplex irodahasználati elemzéseink során alkalmazott minden munkatársra kiterjedő irodahasználati kérdőív nemcsak információszerzési lehetőség az újonnan kialakításra kerülő irodához, hanem már egyúttal a változásmenedzsment egyik eszköze is. A munkatársak bevonásával növelhetjük a bizalmat, megértést, együttműködést, sőt a változások iránti elköteleződést is! Nem ritka, hogy a kérdőíves felmérés szabadszavas részeiben vissza is jelzik az alkalmazottak, hogy mennyire hálásak azért, hogy a vezetőség kíváncsi az ő véleményükre is.
FONTOS! A kollégák elégedettsége már azzal növelhető, hogy a vezetőség kíváncsi a munkatársak őszinte véleményére, azaz a felmérés elvégzése önmagában bizalmat erősítő tényező.
DE! Ha a felmérést követően nem történik változás az érintett visszajelzések alapján, a felmérés és a vezetőség megítélése – a csalódottság okán – alacsonyabb lehet, mint a felmérést megelőzően!
A kommunikáció fontossága a change menedzsment során
Különböző change menedzsment modellek részletes bemutatása helyett inkább a változáskezelés elengedhetetlen minimumára hívnánk fel a figyelmet: a megfelelő időben történő kommunikációra!
Tudatosságot és előre tervezést javaslunk. Azaz annak átgondolását, hogy milyen információt, mikor, milyen csatornákon és kiknek fogunk átadni annak érdekében, hogy például egy költözés a lehető legzökkenőmentesebben történjen. Ha a korábban említett példánkban az ismerősünknek lett volna információja arról, hogy a cég bérleti szerződése hamarosan lejár az adott irodaházban, amely kapcsán felmérik a jelenlegi iroda adta lehetőségeket éppúgy, mint néhány költözéses opciót, akkor velünk találkozva az irodában ismerősünk nyugtázhatta volna, hogy a projekt elindult. (És ismeretségünk révén talán még azt is, hogy jó kezekben van a projekt 😊) Az információ hiánya azonban bizonytalanságot szül, az esetleges kitalációkról pedig ne is beszéljünk!
Egy irodaátalakítási projekt során többször is érdemes az érintetteknek státuszt adni, amiben arról is szó esik, hogy milyen haszonnal fog a változás járni céges, illetve egyéni szinten egyaránt. Ez kiemelten fontossá válik ott, ahol a meglévő irodával magas az elégedettség, hiszen ekkor nagyobb ellenállásra lehet számítani.
Emellett kifizetődő, ha az információs csatornák nemcsak egyirányúak, hanem a munkatársaknak is lehetőséget biztosítunk a visszajelzésekre. Ennek egyik formája a véleményvezérekkel tartott fókuszcsoportos beszélgetés. Nagyon gyakran kreatív, illetve cégre szabott megoldásokkal rukkolnak elő a munkavállalók az iroda használhatósága kapcsán, vagy például rájuk bízhatunk olyan feladatokat, mint a tárgyalók elnevezése. Egy ilyen fókuszcsoportos alkalommal fogalmazódott meg például az az igény, hogy az irodai dolgozók és a kékgalléros munkatársak körülményei között ne legyen túl nagy eltérés. Ez ne okozzon belső feszültségeket a kollégák között.
Egy pénzintézeti ügyfél alkalmazottjaival folytatott workshop során pedig azt osztották meg velünk, hogy a legfőbb versenytársuk a nagyobb munkaasztalokat egyik napról a másikra kisebbre cserélte úgy, hogy az 1 főre eső munkatér is diszkomfortossá vált. Ha nem ismerjük ezeket a negatív ellenérzéseket az ilyen változtatásokkal szemben, akkor nagy valószínűséggel teljes ellenállásba ütközünk. Azzal, hogy ez időben kiderült, volt módunk kezelni azt.
A fenti okok miatt a megbízóink belső kommunikációért felelős személyét is a projekttagok közé szoktuk invitálni. Vele közösen tudjuk hatékonyan felkészíteni a vezetőket a munkatársaktól érkező kérdésekre, aggályokra, melyekre előre végig gondoljuk a megnyugtató válaszokat.
Irodahasználati útmutatások
A részletes komplex irodahasználati elemzési anyagokból a projekt végén készítünk egy vezetői összefoglalót a menedzsmentnek, illetve egy visszajelzést a munkatársak számára. Ezeket prezentáció és workshop formájában át is beszéljük a résztvevőkkel.
Irodahasználati kézikönyvet állítunk össze, amely segíti az irodában dolgozókat abban, hogy meghatározza például a közösségi terek használatának szabályait. Ezekhez piktogramos útmutatókat vagy videós bemutató anyagokat is javaslunk. Egy korábbi ügyfelünknél például egy „chill out room” elnevezésű tér használata okozott nézeteltéréseket: Volt, aki pihenésre használta volna, míg mások egyedül intézték benne személyes telefonjaikat, vagy beültek többen beszélgetni, amivel egymást zavarták. Manapság a shared deskre való átállás miatt szinte mindenhol fokozott iránymutatásra van szüksége a munkavállalóknak az iroda helyes használatát illetően.
A változás örök
Korábban elegendő volt az irodával a bérleti szerződések 5 éves ciklusával együtt foglalkozni. Mára azonban egyértelművé vált, hogy folyamatosan nyomon kell követni az iroda kihasználtságát, a gyorsan változó körülményekhez való megfelelő alkalmazkodását. Az irodahasználati elemzések nemcsak a költözést, átalakítást hivatottak előkészíteni, hanem az új irodák beválását is érdemes velük rendszeresen nyomon követni.
A témához kapcsolódó olvasmány: