Előző 2 cikkünkben már megnéztük, milyen igények mentén merül fel az irodatér optimalizálás lehetősége, és, hogy milyen javaslatokkal szoktunk élni ügyfeleink felé irodahasználati elemzésünk után. Cikksorozatunk 3. részében az erre vonatkozó projekttapasztalatainkat összegezzük. Nézzük most meg, hogy mit tudunk tenni a tárgyalókkal, ha a munkahely optimalizálás a célunk.
Mire a következő generáció munkába áll, jó eséllyel kikopik a „tárgyaló” kifejezés a mindennapi szóhasználatból. Már ma is egyre több alternatív térrel és kifejezéssel találkozunk úgy, mint a meeting point, kollaboratív- vagy agilis terek, ami nemcsak a globalizálódó nyelvhasználat hatása, hanem a megváltozott munkavégzési szokásoké, illetve az emiatt átalakult irodai munkakörnyezeté is.
Általános tünet: Nincs elég szabad tárgyaló
Szinte mindegyik megrendelőnknek gondot okoz a nem megfelelő méretű, fajtájú, illetve alacsony tárgyalókapacitás. A már korábban is létező tárgyalóhasználati anomáliákat a rugalmas munkavégzésre való átállás csak tovább fokozta.
Ritkán van egyszerre jelen az egész csapat az irodában, így csökkent a személyes egyeztetések lehetősége. A nagy létszámú megbeszélések résztvevői közül, ha bárki is hiányzik, hibrid módra kell átállni. Korábban volt lehetőség egymás asztalához lépve röviden konzultálni kollégánkkal, most azonban gyakran ezekhez a kétszemélyes kommunikációs helyzetekhez is online kapcsolódásra van szükség. A teams-es beszélgetések open office térben viszont annyira zavaróak, hogy inkább laptopunkkal beköltözünk valamelyik meeting szobába. Már ha találunk szabad tárgyalót!
Egyedül telefonáló emberek látványa a nagy alapterületű tárgyalókban azért is elterjedtebb az utóbbi időben, mert mára még jobban összemosódtak a munka és magánélet időbeli határai. Azaz gyakrabban folytatunk személyes beszélgetéseket munkaidőben, amit nem szívesen teszünk meg mások füle hallatára, így – más opció hiányában – keresünk egy szabad tárgyalót.
Helytakarékos alternatív megoldások
Első körben érdemes tehát ezeket a nem rendeltetésszerű tárgyalóhasználati szokásokat orvosolni: A nagy létszámú meeting szobák helyett több, kisebb teret javaslunk a jövőben, melyek lehetnek:
1. Mobil megoldások – Mobil tárgyalók, telefonfülkék
A mobil fülkék mozgathatóak, azaz az irodán belül átépítés nélkül több helyen is kipróbálhatóak. Sőt, akusztikai szigetelésük néhány hagyományos tárgyalóhelyiség hangszigetelését is felülmúlja. Irodán belüli elhelyezéséhez szakmai támogatást nyújtunk, amit aztán a mindennapok során tesztelhetnek is a munkavállalók. Érdemes egyensúlyt teremteni a „legyen kellően intim helyen” és a „mindenki számára könnyen elérhető” igény között. Volt olyan ügyfél, aki szerint ezek a fülkék náluk nem váltak be, így a meglévőket is inkább visszaadták volna. Irodahasználati elemzésünket követően azonban új helyszínekre tettünk javaslatot, ami végül nagyban növelte a kihasználtságukat és népszerűségüket. Mivel bérlésre is van lehetőség, így számuk rugalmasan alakítható.
A legkisebbek egyszemélyesek, a nagyobbak 4-6 fősek. Tapasztalatunk alapján az egyfős fülkék a legmegosztóbbak. Rövid használatra, szenzitív, telefonos beszélgetésekre azonban kiválóak és nagyon helytakarékos megoldásnak bizonyulnak. Gondoljunk csak a jelenleg 6-8 fős tárgyalókban egyedül telefonáló kollégákra!
2. (Félig) nyitott meeting terek, projekt szobák / asztalok
Az üzleti megbeszélésekről ma már más az elképzelésünk, mint a 2000-es évek elején. Azóta tudjuk, hogy nem minden munkamegbeszélés igényli az elzárt tereket, nagy tárgyalóasztalokat. A közös ötletelések, napindító egyeztetések lazább keretek között is megvalósíthatóak. Ezeket jól támogatják a lounge hangulatú beszélgető sarkok vagy a flexibilisen alakítható projektszobák, asztalok.
Az iroda már nemcsak a munkavégzés elsődleges színtere, egyéb funkciók is előtérbe kerültek: személyes találkozásnak, egyeztetésnek biztosítanak helyet az egyébként rugalmas munkarendben dolgozóknak, akik csak ritkán látják egymást. Az irodai személyes találkozó viszont akkor lesz vonzó, ha ez kellemes, kényelmes – egyúttal munkavégzésre is alkalmas – közegben valósul meg.
Illetve, ha a megbeszélés helyszínének előkészítése nem igényel külön (IT) személyzetet, azaz kellően felhasználóbarát. Ebben sokat segítenek a modern, kábeleket nélkülöző megoldások. Egyik ügyfelünknél például volt ugyan egy nagy multifunkcionális tárgyaló, ami elvileg több kisebbre szeparálható lett volna. Mivel azonban IT személyzet nélkül ezt lehetetlen volt kivitelezni, csak nagy tárgyalóként használták.
Munkatér-tanácsadási projektjeink során komplex módon vizsgáljuk a szervezetek sajátosságait, így arra is van rálátásunk, hogy mely szervezetek, kultúrák, illetve generációk nyitottabbak az alternatív megoldásokra pl.: kávézósarok, bárpultos meeting területek.
3. Irány a szabadba! – Belső udvarok, teraszok, kertkapcsolatok
Mint ahogy cikksorozatunk korábbi részeiben is kiderült, egyre gyakrabban találkozunk a terület optimalizálási megrendelői igényekkel. Erre egyik – legtöbb helyen még kiaknázatlan lehetőség – a szabadtéri területek kihasználása. Sok helyen az irodához tartozik kisebb-nagyobb terasz, de ezek megfelelő bútorzat hiányában kihasználatlanok. Alkalmas időjárási viszonyok mellett pedig ezek a szabadban található terek is adhatják megbeszélések helyszíneit.
Eltérő igények eltérő tereket kívánnak
Ha tárgyalókapacitást tervezünk, külön kezeljük a különböző felhasználási igényeket. Más közeget kíván egy üzleti partnerekkel való találkozás, mint egy belső kötetlen ötletelés vagy a heti rendszerességű management meetingek.
Az ad hoc egyeztetések számára jól használhatóak a korábban említett alternatív terek. Az előre tervezhető alkalmak esetében pedig kifejezetten hasznos egy felhasználóbarát és jól szabályozott tárgyaló foglaló rendszer. Egyik megbízónk esetében annyira elszaporodtak a hónapokra előre történő „beragadt” foglalások, hogy a rendszer használatának részletes szabályozására is javaslatot tettünk.
A tárgyalóhasználati igényeket alaposan körbejárjuk létszám, gyakoriság, és egyéb igény szempontjából. Az évi 1-2 alkalommal megtartott all staff meetingek számára például javasoltunk már az irodaház által biztosított konferenciatermet; belső, összenyitott irodai tereket; de volt, hogy még a vidéki telephely is számításba jött a lehetséges helyszínek között.
Mégis hogyan lehet valós képet kapni a tárgyalók kihasználtságáról?
Ahhoz, hogy megbízóink minél pontosabb képet kapjanak arról, hogy mekkora és milyen jellegű meeting területekre van szükségük, felmérjük az éppen aktuális ilyen funkciójú terek kihasználtságát, és információt gyűjtünk a jövőbeli igényekről. Az alábbi komplex munkamódszert alkalmazzuk:
- interjúk: személyes megélések és igények gyűjtése
- kérdőívek: önbevallásos, becsült adatok gyűjtése arról, hogy a munkavállalók milyen gyakran, milyen létszámmal és milyen formában vesznek részt megbeszéléseken (Ebből a számszerűsített információból lehet kalkulálni egy tárgyalókapacitás igényt.)
- szenzoros mérés: a foglaltságon túl a konkrét helykihasználást is figyeli. Mikor, hányan, melyik tárgyalót, annak is melyik részét használják. Az általunk nyújtott szenzoros térkihasználási mérés helyettesíti az időigényesebb személyes megfigyelést, illetve a modernebb IT eszközök pl: telefonos applikációk használatát.
Az iroda kihasználtságának mérése, utánkövetési lehetőség
A szenzorok telepítése gyors és egyszerű. Kihelyezésüket követően akár hosszú távon is nyomon lehet követni a megbeszélésekre szánt terek kihasználtságát. A mért adatok alapján a kevésbé használt irodai terekről és a népszerűtlenség okairól pedig célzott információt lehet gyűjteni a kollégáktól, melyek alapján munkatértanácsadóink segítenek új funkciót találni ezeknek a területnek. Így jön létre a folyamatosan alakuló, valódi igényre szabott, hatékony térkihasználás!
A ReSearch Consultancy által nyújtott irodai térkihasználás szenzoros mérési szolgáltatását hamarosan részletesebben is bemutatjuk!